Тендерное сопровождение «под ключ»: бизнес на подготовке документов

Сегодня заказы на огромные суммы проходят по процедуре торгов и аукционов. Закон № 233 ФЗ, начавший работу в 2007 году, требует от муниципалитетов, органов исполнительной и законодательной власти, государственных организаций выбирать исполнителей на нужные работы на конкурсной основе. Объем заказов по каждому региону различный, однако везде эти суммы значительно больше, чем, например, возможно ожидать от заработка на прямых поставках.

В торгах могут принимать участие представители различных отраслей экономики. Ежегодно закупки совершаются для нужд школ, больниц, органов власти. Проводят тендеры и крупные федеральные торговые сети, стремясь свести к минимуму коррупционный момент в своей работе.

Интерес к участию в тендерах проявляют строительные и проектные организации, компании, работающие в сфере услуг, поставщики продукции и др.

Площадки, интересные большинству компаний различных секторов экономики:

  • B2B
  • SETonline.ru
  • fabricant.ru
  • Сбербанк (sberbank-astt.ru)
  • Россельторг

Начало работы: регистрация, помещение для работы

По большому счету, этот вид услуг можно оказывать даже в режиме «home office». Какой-либо острой необходимости снимать отдельное офисное помещение нет. Однако если вам удобнее работать в офисе, то можно арендовать небольшое помещение с телефоном и доступом в интернет.

Если предполагается привлечение на продажи несколько сотрудников, то нужны будут дополнительные оборудованные рабочие места.

Как найти клиентов на услуги по сопровождению торгов

Запустив удаленный тендерный отдел, вы берете на себя работу по постоянному поиску клиентов своих услуг, поскольку только  в этом случае вы сможете существовать и развиваться.

Ваше УТП

Чем отличается ваше предложение от того, что есть у конкурентов? Что вы можете предложить потенциальному клиенту? Почему ему нужно остановить свой выбор на вас? Ответив на эти вопросы, вы точно будете знать преимущества вашего продукта.

Может быть, вы быстро и недорого оформляете ЭЦП или согласны подготавливать документацию за процент от выигрыша? Ключевые моменты, которые вызовут отклик у потенциальных клиентов и станут вашим УТП.

«Холодные звонки»

Один из самых недорогих (хотя и трудозатратных) методов поиска клиентов, который вы должны притворить  в жизнь – это «холодные звонки»: прямой обзвон по базе компаний с предложение своих услуг.

Построение работы

Вы формируете список потенциальных клиентов – компаний, которые могут испытывать потребность в услугах по сопровождению тендеров.

Ежедневно совершаете первые звонки с выходом на лицо, принимающее решение и повторные по итогам разговора.

Важный момент – ежедневное совершение звонков. Настойчивость и упорство совместно с правильно представленным УТП (уникальное торговое предложение) – залог успеха в аутсорсинге.

Таргетинговая реклама

Наиболее оптимальными каналами продвижения на сегодня являются контекстная реклама в поисковых системах Яндекс и Google, таргетинговая реклама в соцсетях.

Пример рекламного объявления.

В рекламных компаниях конкуренты часто продают свои услуги как «гарантия выигрыша», «поможем победить» и т.д. Было бы разумным присмотреться к стратегии и тактике продвижения ближайших конкурентов и на основе анализа оставить свое, лучшее предложение.

Сопутствующие услуги для увеличения доходной части

Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП) у аккредитованных операторов. Эта услуга может предоставляться за процент, который вы берете у оператора, либо  за отдельную сумму с клиента.

Электронная подпись полноценно заменяет обычную ручную подпись, обладая аналогичной юридической силой (положения, требования к оформлению можно прочитать в Федеральном законе №63 «Об электронной подписи»).

ЭЦП сокращает время на документооборот, упрощает процесс взаимодействия с госструктурами, организациями, площадками.

Электронная подпись используется:

  • для участия в закупках на электронных торговых площадках (торги, аукционы, запросы котировок, запросы предложений, конкурсы);
  • для документооборота;
  • для сдачи бухгалтерской отчетности.

Банковские гарантии по 223-ФЗ и 44-ФЗ для малого и среднего предпринимательства и тендерные кредиты. Свой процент от суммы кредита вы будете получать по договоренности с банком.

Тендеры

Тендер представляет собой борьбу нескольких конкурирующих участников за возможность предоставлять услуги (работы или товар) для заказчика на условиях, прописанных в конкурсе.

В российских законодательных актах определение «тендер» не используется, вместо него фигурирует понятие «конкурс». Участники конкурса предоставляют заказчику свои наиболее выгодные предложения в соответствии с правилами объявленного тендера. Информация открыта и доступна для всех интересующихся.

Участник, прошедший отбор и предоставивший самые выгодные условия заказчику, становится победителем конкурса.  Различают тендеры по источникам финансирования: региональные, федеральные, муниципальные, государственные, международные и т.д.

Тендеры нужны  как крупным, так и небольшим, молодым компаниям, желающим получить выгодный заказ, поскольку дают возможность заказчику получить услуги (или товары) по сниженной стоимости.

Чем отличаются тендер, конкурс и аукцион

Каждый вид конкурентной борьбы участников рынка имеет свои особенности.

Так, участник аукциона видит все предложения и цены по определенному аукциону его конкурентов и в определенный момент может изменить свое предложение. Участник тендера (как и участник конкурса) ни той ни другой возможности не имеет.

Виды тендеров и их особенности

Тендеры принято делить на несколько видов по типу проведения:

  • закрытые или открытые тендеры, состоящие из одного или двух этапов;
  • запрос котировок;
  • торги закрытого типа;
  • закупка у единственного поставщика.

Закрытые тендеры

Эти конкурсы предполагают участие в тендерах ограниченного количества ранее приглашенных лиц. Потенциальным участкам рассылается приглашение на электронную почту, получив которое, те запрашивают тендерную документацию и оформляют документы.

Закрытые тендеры обязывают организаторов оповещать органы власти о их проведении. Их проводят когда заказываемая услуга/товар имеется в наличии у небольшого количества участников рынка и проводить открытый аукцион нет смысла или есть ограничения по конфиденциальности.

Этот вид конкурсов допускает корректировки, однако необходимо уведомлять о них участников. Победитель с самыми интересными условиями для заказчика подписывает контракт и об этом оповещаются остальные компании.

Преимущества:

  • экономия денег и времени;
  • конфиденциальность.

Открытые тендеры

Открытый тендер часто организуют когда проводят госзакупки. Большое количество участников дает возможность организатору выбрать самое выгодное предложение и сэкономить бюджет.

Информирование о проведении аукциона производится с помощью электронных ресурсов и средств массовой информации. В течение срока проведения тендерная комиссия обрабатывает поступающие заявки и проверяет сопутствующую документацию.

Специализированные торги закрытого типа

Они проводятся когда специфика работ или услуг достаточно сложная, подразумевает наличие ограничений, накладываемых на участников. В частности, это может быть требование иметь определенный допуск, квалификацию, соответствовать тем или иным требованиям.

Тендеры, состоящие из двух этапов

Характеризуются сложным процессом работы, повышенными требованиями.

1 этап. Заказчик готовит начальный вариант техзадания, по которому компании-участники высылают свои заявки, без указания дополнительных условий выполнения работ и их стоимости. После обсуждения техническое задание конкретизируется.

2 этап. Участники дополняют заявки техническими подробностями: сроки, цены, условия. После этого выбирается победитель, с которым заключается контракт.

Запрос котировок

Эта процедура означает выбор поставщика определенной (идентичной или схожей) продукции, который может предложить самую выгодную цену. Запрос котировок имеет некоторые особенности. Так, максимальная цена контракта не должна превышать полмиллиона рублей, а годовой объем таких закупок — 10% от всего объема планируемых на закупки средств. Торги  проводятся за 12 дней, участники заполняют котировочные заявки, в которых указывается стоимость.

Котировочная заявка отправляется по почте или Email-письмом с электронной цифровой подписью. Организаторы отклоняют заявки, как правило, по причине завышенной цены или несоответствию заявки.

Закупка у единственного поставщика

В случае, когда поставщик товаров или услуг монополист, все участники отказались или же заявки были отклонены заказчиком, то  проводится процедура закупки у единственного поставщика. Это подразумевает подписание контракта без проведения процедуры торгов с участником, который может выполнить условия в задании.

Прежде чем проводить закупку в такой форме, заказчик  должен письменно обосновать невозможность использования других способов определения исполнителя. После чего в отчете обязательно публикуется информация о цене контракта и особенности исполнителя для исключения финансовых махинаций.

Тендерная документация

За ее составление ответственна тендерная комиссия, которая будет в дальнейшем знакомиться с заявками от исполнителей. В документации содержатся условия и информация о тендере, пункты контракта. Пакет, как правило, имеет 2 части, одна из которых содержит техническую, а вторая — коммерческую информацию.

В первой части публикуются требования к объекту тендера, техусловия и нормы, общая информация, пункты контракта, инструкция для исполнителей, информационные карты, порядок подачи заявки и условия проведения конкурса.

Коммерческая часть затрагивает вопросы стоимости и формирования цены, график платежей, условия оплаты, источники финансирования, гарантии и страховки.

Объект тендера определяет объем документации: техническое задание на проведение строительных и проектных работ будет гораздо масштабнее, чем, например, документация на закупку канцелярских принадлежностей.

Правила участия в торгах

Территориальная принадлежность для участия  в тендерах  не имеет значения: компания может находиться на Урале, а заказчик – в Москве. Главное, чтобы документы соответствовали требованиям заказчика к участникам:

  1. Заявка соответствует образцу.
  2. Подача заявки означает согласие с условиями тендера.
  3. Заявка должна подаваться в отведенный срок, в этот же срок могут вноситься корректировки или производиться отзыв заявки.

Пакет документов для каждого конкурса формируется индивидуально, однако в целом он должен содержать:

  • заверенная печатью копия свидетельства государственной регистрации;
  • копия извещения о присвоении ИНН;
  • устав организации (копия);
  • банковская справка о финансовой состоятельности;
  • бухгалтерский баланс за год;
  • справка из ФНС об отсутствии задолженностей;
  • опись  документов, заверенная уполномоченным лицом.

В ряде случае понадобятся:

  • обеспечение заявки;
  • свидетельство официального представителя при поставке товаров;
  • сертификаты, декларации соответствия на товар;

Банковская гарантия для участия в тендере

Для финансовой безопасности  проекта существует такой инструмент как банковская гарантия. Она позволяет заказчику рассчитывать на получение страховой выплаты, если исполнитель  нарушит свои обязательства по договору.

В списке страховых случаев могут значиться такие нарушения:

  • невыполнение/некачественное выполнение работ по договору после подписания контракта;
  • отказ от сотрудничества после победиты в конкурсе;
  • после окончание срока подачи заявок меняет условия своего предложения.

Этот документ имеет свой срок действия от даты подписания контракта. В среднем размер банковской гарантии от 1,5 до 5%  от суммы будущей сделки, срок оформления не больше  1-3 дней и предоставляется она на период до 3 лет под обеспечение или без него. В дополнительные платежи может включаться вознаграждение за выдачу кредита и т.п. Максимальная сумма до 15 000 0000 рублей, но предельный размер кредитного продукта для каждой организации будет свой в зависимости от степени надежности компании и ее финансовой стабильности (годовой выручки, срока ведения хозяйственной деятельности и др.). В случае положительного решения банк выдает письменную банковскую гарантию, которую участник тендера предоставляет организатору.

Банки предоставляют эту услуги и для физических (ИП) и для юридических лиц, участвующих в конкурсе.

В числе кредитных организаций, предоставляющих банковскую гарантию – «Сбербанк», «ВТБ 24», «Россельхобанк», «Альфа-банк», «Росбанк» и другие.

4 шага для получения банковской гарантии для конкурса:

Виды банковских гарантий

  • гарантия по государственному контракту в рамках законов 44-ФЗ и 223-ФЗ;
  • гарантия для тендеров и конкурсов;
  • гарантия исполнения;
  • гарантия возврата аванса;
  • гарантия платежа;
  • гарантия возврата НДС;
  • гарантия, предоставляемая для отдельных органов (таможни, перевозчиков и др.).

Для оформления банковской гарантии под тендер в кредитное учреждение предоставляются уставные документы, информация об участии в тендере.

Тендерный кредит на исполнение контракта

Тендерные кредиты на исполнение госконтракта выдают «Альфа-банк», «Сбербанк», «Джей энд Ти Банк», «Зенит» и другие сроком до 1 года.  Денежные средства используются и гасятся ежемесячно равными траншами в рамках установленной кредитной линии. За это период организация платит банкам проценты и комиссию (если она есть).

Тендерные кредиты могут быть с возобновляемой кредитной линией, что подразумевает возможность участия в торгах в течение года и единоразовые.

Преимущество такого финансирования в том, что средства остаются в обороте компании, а сам исполнитель  может участвовать в торгах с миллионами бюджетами.

Условия тендерных кредитов от банков (наиболее распространенные):

  • оформление в течение 9 дней;
  • процентная ставка от 14 до 21 %;
  • срок кредитования – до 3 мес.

Иногда организаторы конкурса требуют от участников денежного обеспечения. В этом случае если свободных денег в организации нет и нет желания «выдергивать» их из оборота, используется банковский кредит. Большинство банков предоставляет такую услугу.

Как правило, конкурсы на многомиллионные заказы всегда включают в себя требования об обеспечении – так заказчик проверяет надежность исполнителя. Компании очень серьезно относятся к соблюдению требований заявки и оформление гарантийных писем и других способов избежать обеспечения, вряд ли к чему приведут.

Не стоит брать кредит на тендеры если вы не уверены в финансовой стабильности предприятия: всегда взвешенно принимайте решения.

Как выиграть тендер

Выиграть тендер или аукцион возможно даже компаниям, которые первый раз пробуют себя в этом деле. Однако есть и обратная сторона медали. Несмотря на активную борьбу правоохранительных служб с экономическими преступлениями, в тендерах очень сильна коррупционная составляющая. Заказ, интересный для многих потенциальных подрядчиков, по факту может не оставлять им никакого шанса на победу, являясь продуктом ранних договоренностей заказчика и подрядчика.

Тендеры «по договоренности»: заказчики и подрядчики

Несмотря на ужесточение наказаний за коррупцию, ряд организаций ведут игру по нечестным правилам, когда заказчик и подрядчик договариваются о взаимовыгодном сотрудничестве в стиле: «я тебе – объект, ты мне – процент от общей суммы аукциона». Особый интерес здесь представляют органы – распорядители федерального и регионального бюджетов, крупные компании с государственной поддержкой или большой процент акций которых выкуплен государством. Однако подобные коррупционные договоренности подлежат уголовному наказанию.

Молодым компаниям, не имеющим «поддержки» в соответствующих органах власти выиграть интересный тендер по строительству дорожно-транспортных, социальных и других объектов очень и очень сложно.

Если есть договоренность между заказчиком и исполнителем, то требования в технической документации составляются под конкретную компанию для того, чтобы максимально снизить количество возможных участников. Если же к отбору проходит несколько компаний, то их заявки отклоняются по ряду причин для того, чтобы победителем была признана единственно нужная компания.

В связи с этим,  попутно с услугами по оформлению документации для тендеров, вы можете предлагать клиенту допуслуги:

  • обжалование результатов электронного аукциона;
  • отстаивание интересов клиента  в суде;
  • подготовка жалоб в ФАС (федеральную антимонопольную службу).

4 фактора для победы в конкурсах

Ценообразование. Если конкурс является честным, то претендовать на победу в нем может каждая компания. Главное – предложить действительно интересную для заказчика цену с соблюдением озвученных в техзадании условий.

Если вы планируете предложить самую низкую цену, то трезво рассчитайте финансовые возможности предприятия и существующую «подушку безопасности».  Потому как, не рассчитав затраты, исполнитель может выиграть тендер, однако выполнит работы с убытком для себя или сорвет сроки. В последнем случае компанию могут занести в список недобросовестных поставщиков. Четкое выполнение технического задания и низкая цена – основа успешного участия в конкурсе.

Правильность заполнения документации. Каждый конкурс, будь то закупка у единственного поставщика, открытый или закрытый тендер или предквалификационный отбор – отсутствие ошибок в документах – залог успеха. Некорректное заполнение бумаг становится причиной для отстранения участника закупки до начала конкурса.

Самое важное правило, которого должен придерживаться специалист по тендерам – это предоставлять ровно те сведения и характеристики, о которых  просят заказчики.

Наличие обеспечения и гарантий.  В отдельных конкурсах есть требования по предоставлению финансового обеспечения и банковских гарантий. Как правило, заказчики просят это, когда размещается крупная закупка на выполнение большого объема работ (или товаров) и нужно подтвердить серьезность намерений исполнителя.

Участие в тендерах. Опыт, приобретенный благодаря участию в конкурсах, позволит не совершать ошибок в документах.

Читайте также